Tempo & assenze

Spese

Fotografare i giustificativi, verificarli secondo il regolamento, approvarli e riprenderli nel salario, con ripartizione IVA, valuta estera e riconoscimento dei giustificativi doppi.

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hreasy.io/expenses

3 aliquote IVA8,1, 2,6 e 3,8 % indicate singolarmente per ogni giustificativo

Corso BCEvalute estere convertite al corso del giorno del giustificativo

10 categorieda trasporto e chilometri fino a spese di rappresentanza, più posizioni proprie

CO 327ale spese approvate confluiscono nel salario come rimborso delle spese

Le spese sono piccole negli importi e grandi nel lavoro che causano: giustificativi persi, categorie sbagliate, i limiti del regolamento che nessuno conosce a memoria, e a fine mese qualcuno raccoglie le ricevute.

In HREasy i collaboratori registrano una spesa con la foto del giustificativo nel portale o nell’app. Il regolamento spese con i suoi limiti è registrato e mostra i superamenti già durante l’immissione. Lei verifica e approva in un elenco, i modelli sospetti come i giustificativi doppi vengono segnalati, e le spese approvate confluiscono automaticamente nel salario.

Le suona familiare?

Le ricevute arrivano tutte insieme a fine mese, stropicciate o per niente.
Ogni giustificativo va verificato a mano rispetto al regolamento spese.
Le valute estere vengono convertite con un corso qualsiasi.
Lo stesso giustificativo compare due volte e nessuno se ne accorge.

Verificare e approvare

Tutti i giustificativi in un elenco, ordinati per stato

Le schede «Zu bewilligen» (da approvare), «Genehmigt» (approvate), «Archiv», «Abgelehnt» (respinte) e «Alle» (tutte) mostrano a che punto è ogni spesa. Filtri per persona, mese, unità organizzativa, filiale e categoria restringono l’elenco; in basso figura il totale per valuta.

Un clic apre il giustificativo con foto, data del giustificativo e della registrazione, importo lordo, quota privata e importo effettivo nonché la ripartizione IVA.

Giustificativi approvati modificabili fino al 3° giorno del mese successivo
Registrazione manuale per conto di una persona
Un mese approvato nel rilevamento delle ore blocca anche le spese

hreasy.io/expenses

Elenco delle spese con schede da approvare, approvate, archivio, respinte e filtri per persona, mese e organizzazione

Spese nell’app HREasy con giustificativi aperti e approvati e pulsante della fotocamera

Registrare in trasferta

Fotografare il giustificativo, fatto

Nell’app i collaboratori fotografano il giustificativo con la fotocamera o lo scelgono dalla galleria. Dati come importo e data vengono proposti a partire dalla foto e si possono verificare e correggere prima dell’inoltro.

Il regolamento spese con i limiti è visibile nell’app, e lo stato di ogni spesa, aperta, approvata o respinta, figura subito accanto.

Fotocamera o galleria
Limiti del regolamento direttamente durante la registrazione
Aperte, approvate e totale a colpo d’occhio

Nel portale

Chilometri, tragitti diversi e indicazioni del regolamento

Nel portale web i collaboratori registrano spese con foto, chilometri con la tariffa della loro variante di regolamento o più tragitti in una volta. Se un importo supera un limite, lo vedono già durante l’immissione, non solo dopo il rifiuto.

L’elenco mostra lo stato, il motivo del rifiuto e l’importo effettivamente rimborsato di ogni spesa.

Chilometri secondo la tariffa registrata
Modalità «Diverse Fahrten» (tragitti diversi)
Motivo del rifiuto visibile per la persona

hreasy.io/staff/expenses

Panoramica delle spese nel portale dei collaboratori con spese inoltrate, vistate, aperte e respinte

Come funziona

Dal giustificativo al pagamento

Ogni spesa segue lo stesso percorso, e ogni passo è tracciabile.

Registrare

Fotografare il giustificativo, scegliere categoria e progetto, vedere subito il limite.

Verificare

Regolamento, valuta estera, giustificativi doppi e modelli sospetti vengono segnalati.

Approvare

Approvare o respingere con motivo; se necessario una verifica di plausibilità con IA.

Chiudere

Il mese approvato blocca spese e ore della persona.

Pagare

Le spese approvate confluiscono nel conteggio salariale o nella contabilità salariale.

Interazione

Tutto si integra

Nessun modulo è isolato. Ciò che registrate qui confluisce automaticamente dove serve, senza doppie immissioni.

Contabilità salarialeLe spese approvate confluiscono nel conteggio salariale come rimborso delle spese.Portale dei collaboratori & appFotografare e inoltrare il giustificativo con la fotocamera, direttamente dallo smartphone.Rilevamento delle ore & straordinariI progetti valgono per ore e spese; un mese approvato blocca entrambi.

Spese

Documenti & regolamentiI giustificativi vengono archiviati in forma digitale e restano reperibili.Reporting & indicatoriSpese per persona, unità e mese, come cifra chiave ed esportazione.

Funzioni

Che cosa offre HREasy

Varianti di regolamento

Varianti liberamente definibili come collaboratori, quadri o servizio esterno, con limiti per giustificativo, giorno e mese.

CCL prima del regolamento

Una variante CCL viene creata vuota e compilata con le indennità del contratto; il CCL prevale sul regolamento aziendale.

Ripartizione IVA

Tutte e tre le aliquote svizzere (8,1, 2,6 e 3,8 %) singolarmente per ogni giustificativo.

Valuta estera con corso BCE

Il corso del giorno del giustificativo viene recuperato automaticamente; una divergenza sospetta in caso di immissione manuale viene segnalata.

Chilometri

Tariffa al km per variante e modalità «Diverse Fahrten» per più tragitti.

Anomalie

Giustificativi doppi, importi appena sotto il limite e frequenze insolite vengono segnalati.

Verifica di plausibilità con IA

Il giustificativo corrisponde allo scopo commerciale? Giudizio con motivazione; la decisione resta Sua.

Rappresentanza con dati obbligatori

Per le spese di rappresentanza partecipanti e scopo commerciale sono obbligatori.

Approvatori e supplenza

Chi approva, chi sostituisce e dove va l’esportazione lo stabilisce nelle impostazioni.

Nel dettaglio

Che cosa bisogna sapere

Il regolamento verifica anch’esso, non solo la contabilità

I limiti servono solo se li si conosce durante la registrazione. In HREasy i collaboratori vedono il limite della loro variante di regolamento già durante l’immissione, e nell’amministrazione un superamento figura direttamente accanto all’importo.

I valori indicativi compilano solo i campi vuoti, affinché le indennità esistenti del Suo regolamento non vengano mai sovrascritte. Per le aziende soggette a CCL il CCL prevale sul regolamento aziendale.

Valuta estera senza errori di calcolo

Per i giustificativi in euro o in altre valute HREasy recupera il corso BCE del giorno del giustificativo. Chi inserisce un corso a mano e per esempio ne inverte la direzione riceve un avviso.

Così una fattura d’albergo dall’estero non viene rimborsata con il corso sbagliato e il conteggio resta tracciabile.

Domande frequenti

Come inoltrano le spese i collaboratori?

Con una foto del giustificativo nell’app o nel portale web, con categoria, importo e, se necessario, progetto.

Posso stabilire limiti propri?

Sì, per giustificativo, giorno e mese, per ogni variante di regolamento. Per le aziende soggette a CCL si può creare una variante CCL propria.

È l’IA a decidere sulle spese?

No. La verifica di plausibilità con IA esprime un giudizio motivato; approvare o respingere spetta sempre a Lei.

Come arrivano le spese nel salario?

Le spese approvate confluiscono nel conteggio salariale come rimborso delle spese secondo l’art. 327a CO.

I giustificativi doppi vengono riconosciuti?

Sì. Giustificativi doppi, importi appena sotto un limite e frequenze sospette compaiono sotto «Auffälligkeiten» (anomalie).

Base legale: Art. 327a CO (rimborso delle spese), art. 327b (veicolo a motore), art. 25 LIVA (aliquote d’imposta)

Altri moduli

Personale & organizzazioneCollaboratori & dossier del personaleUn fascicolo per persona: dati anagrafici, ogni evento dall’assunzione all’uscita e tutti i documenti, guidato da un assistente che motiva ogni campo con il CO e il CCL.Personale & organizzazioneContratti di lavoro & modelliFar redigere contratti dall’IA o compilarli da modelli, far verificare contratti esterni secondo CO, LL e CCL e seguire nel dossier il ritorno della firma.Personale & organizzazioneDocumenti & regolamentiUn archivio con cartelle, tag, autorizzazioni e versioni. I regolamenti li verifica l’IA secondo CO e CCL, e tutto ciò che HREasy produce lo archivia da sé.Personale & organizzazioneCertificati di lavoroCertificato di lavoro, certificato intermedio e attestato di lavoro in pochi minuti: veritieri, benevoli, senza codici segreti, nell’impaginazione uniforme della Sua azienda.Personale & organizzazioneOrganigramma & sediL’organigramma si disegna dalla gerarchia che Lei gestisce: azienda, business unit, divisioni e team con direzione, posti di stato maggiore e contatti, consultabile e stampabile.Tempo & assenzeRilevamento delle ore & straordinariDurata del lavoro al minuto, ore supplementari e lavoro straordinario ben distinti, progetti e piani di lavoro inclusi, verificati secondo la legge sul lavoro.Tempo & assenzeVacanze & assenzeRichieste di vacanza, saldi pro rata, giorni festivi cantonali e tutti i tipi di assenza in un unico posto, con effetto automatico su saldo delle ore e salario.Tempo & assenzeMalattia & infortunioNotificare malattia e infortunio in modo digitale, caricare il certificato medico, tenere d’occhio i termini LAINF e dell’indennità giornaliera per malattia, con effetto diretto su saldo delle ore e salario.SalariContabilità salarialeConteggio dei salari svizzero con AVS, AD, LPP, LAINF, indennità giornaliera per malattia, assegni familiari e imposta alla fonte, dagli stessi dati di rilevamento delle ore, assenze e spese.Talenti & sviluppoReclutamentoPubblicare posti con l’IA, preselezionare le candidature per requisito, pianificare i colloqui e gestire il pool di talenti in conformità con la LPD.Talenti & sviluppoSviluppo del personale & colloquiColloqui, obiettivi, profili di competenze, performance review e assessment in un unico posto, con chiusura annuale direttamente nel dossier del personale.Assistente IACopilota HRIl suo assistente IA che conosce i dati della sua azienda, risponde a domande sul diritto del lavoro svizzero e sbriga incarichi direttamente nel sistema, dalla bozza di contratto all’assenza.Assistente IAQuestioni giuridiche & banca dati informativaRisposte su CO, LL e CCL da una base di conoscenze curata, con fonti ufficiali, catalogo dei CCL e salari minimi verificati.Gestione & esercizioReporting & indicatoriOre, assenze, spese ed effettivo del personale analizzati, scomponibili fino alla singola persona ed esportabili in Excel, PDF o PowerPoint.Gestione & esercizioDashboard & configurazioneCiò che oggi richiede la sua attenzione: indicatori, avvisi e compiti aperti su una pagina, oltre a una configurazione guidata dell’azienda.Gestione & esercizioRuoli, protezione dei dati & sicurezzaQuattro ruoli chiari, limitazione alle sedi, dati del personale cifrati e una banca dati propria per ogni azienda.Per i collaboratoriPortale dei collaboratori & appTimbrare, richiedere vacanze, annunciare la malattia, fotografare le spese, ritirare i conteggi salariali: i collaboratori sbrigano da sé le proprie pratiche.

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