Rilevamento delle ore & straordinari
Durata del lavoro al minuto, ore supplementari e lavoro straordinario ben distinti, progetti e piani di lavoro inclusi, verificati secondo la legge sul lavoro.
Dal 2016 la legge sul lavoro esige per la maggior parte dei collaboratori una registrazione completa di inizio, fine e pause (art. 73 OLL 1). In molte PMI finisce comunque su fogli ore o in Excel, e a fine mese qualcuno somma a mano le ore supplementari.
HREasy gestisce il rilevamento delle ore come un sistema continuo: i collaboratori timbrano con un timer o registrano le ore a posteriori, l’amministrazione vede settimana, mese e anno di ogni persona e di tutta l’azienda. Le pause vengono dedotte secondo la legge, ore supplementari e lavoro straordinario gestiti separatamente, le infrazioni alla legge sul lavoro segnalate prima che diventino care. E poiché ogni vista usa lo stesso calcolo, portale, amministrazione e reporting mostrano per lo stesso giorno sempre la stessa cifra.
Le suona familiare?
- I fogli ore rientrano in ritardo, incompleti o illeggibili.
- A fine mese somma a mano le ore supplementari, e il totale non torna mai del tutto.
- Nessuno sa con certezza se durata massima del lavoro, pause e periodi di riposo siano stati rispettati.
- Ore di progetto e budget sono in un’altra tabella, mai aggiornata.
Ogni giorno a colpo d’occhio, con ore previste, effettive e pause
La settimana di una persona appare come griglia giornaliera: ogni registrazione con progetto, attività e pausa, inoltre le ore previste del giorno e le ore in più o in meno. Giorni festivi e assenze approvate figurano direttamente nella griglia, affinché nessuno registri ore in un giorno di vacanza.
I collaboratori inoltrano la settimana, Lei la approva o la respinge con motivazione. Senza scelta di una persona, la stessa vista mostra tutta l’azienda con ore effettive, previste, supplementari e lavoro straordinario della settimana.
- Pause obbligatorie secondo l’art. 15 LL dedotte automaticamente: 15, 30 o 60 minuti a seconda della durata della giornata
- Avvisi oltre 12,5 e 14 ore di arco giornaliero (art. 10 LL)
- Lavoro domenicale e notturno segnalato con il supplemento legale
- Stato per settimana: bozza, inoltrata, approvata o respinta
Dal giorno al saldo annuale, senza una sola formula
Il calendario mensile mostra le ore di ogni giorno; un clic porta alla settimana. Con «Monat genehmigen» (approvare il mese) blocca le registrazioni delle ore e le spese della persona, affinché dopo la trasmissione al salario nulla si sposti più.
La panoramica annuale riporta mese per mese ore previste, effettive, supplementari, compensazione e saldo cumulato, riporto dall’anno precedente compreso. La regola è semplice e visibile: riporto più ore supplementari meno compensazione dà il saldo.
- Ore previste giornaliere da grado d’occupazione e giorni lavorativi: 80 % su quattro giorni dà 8 h 24 min, non 6 h 43 min
- Le assenze pagate accreditano automaticamente le ore previste del giorno
- L’orario flessibile conteggia anche le ore in meno
Registrare le ore dove nascono
I progetti ricevono un numero, responsabili, un budget di ore e, se desiderato, una tariffa oraria. I collaboratori scelgono il progetto prima di avviare il timer, e Lei vede di continuo quanta parte del budget è consumata e quali progetti diventano critici.
Per progetto si possono definire attività e membri con ore previste; un grafico confronta ore previste ed effettive per persona.
- Costi totali e quota di ore fatturabili
- Avviso non appena un budget viene superato
- Ore per progetto come grafico a torta nella panoramica aziendale
Pianificare, verificare, approvare prima di lavorare
Nel piano di lavoro stabilisce per ogni giorno chi lavora quando e su quale progetto. Le ore effettive vengono dal rilevamento delle ore, la differenza figura accanto. I piani approvati li vedono i collaboratori nel portale e nell’app.
«Plan prüfen» (verificare il piano) controlla il periodo pianificato secondo la legge sul lavoro, il CO e il CCL, cioè periodi di riposo e durata massima del lavoro, prima ancora che qualcuno inizi il turno.
- Stampare il piano settimanale e mensile
- Infrazione critica approvabile solo con motivazione (art. 15a LL)
- Panoramica di tutti i collaboratori su una pagina
Dalla timbratura al conteggio salariale
Un’ora viene registrata una volta e da lì attraversa tutte le stazioni senza che qualcuno la ribatta.
Timbrare
Avviare il timer nel portale o nell’app, scegliere il progetto, toccare pausa e fine. Le registrazioni a mano restano possibili.
Calcolare
Dedurre le pause secondo la LL, formare i minuti del giorno, aggiornare ore previste e saldo, riconoscere il lavoro straordinario.
Verificare
Inoltrare la settimana, approvarla o respingerla con motivo; le correzioni passano come richiesta tracciata.
Chiudere
«Monat genehmigen» blocca ore e spese del mese per la trasmissione al salario.
Trasmettere
Le ore confluiscono nel reporting e, per chi ha salario orario, nella contabilità salariale.
Tutto si integra
Nessun modulo è isolato. Ciò che registrate qui confluisce automaticamente dove serve, senza doppie immissioni.
Che cosa offre HREasy
Timer con scelta del progetto
Inizio, pausa e fine con un tocco, nel browser e nell’app. Il timer resta attivo quando si chiude la finestra.
Durata del lavoro invece di presenza
Conta la durata del lavoro dopo la deduzione delle pause. La presenza resta visibile, perché ne dipende l’arco di 14 ore previsto dalla legge.
Ore supplementari e lavoro straordinario separati
Le ore supplementari secondo contratto (art. 321c CO) e il lavoro straordinario oltre la durata massima legale (art. 9 LL) sono gestiti singolarmente.
Un giorno, una cifra
Settimana, mese, anno e reporting sono somme degli stessi minuti giornalieri. Non esiste un secondo arrotondamento che possa divergere.
Richieste di correzione
I collaboratori chiedono correzioni su più posizioni e progetti; l’approvazione registra subito, il rifiuto solo con motivazione.
Blocco mensile
Un mese approvato non si può più modificare, né per le ore né per le spese.
Verifica di conformità con IA
Con un clic l’IA verifica le ore dell’anno in corso secondo CO, LL e CCL e riassume le anomalie.
Assenze considerate
Nei giorni di assenza intera non è possibile registrare ore, e nemmeno dopo l’uscita.
Sedi e luogo di lavoro
I collaboratori scelgono il luogo di lavoro prima di iniziare. Il cantone determina i giorni festivi.
Che cosa bisogna sapere
Perché il minuto è l’unità
In molti sistemi ogni vista arrotonda per conto suo: il giorno al quarto d’ora, il mese al decimo, il reporting ancora una volta. Alla fine mancano da qualche parte due minuti, e nessuno sa perché.
HREasy calcola in minuti interi e arrotonda esattamente una volta, al giorno. Tutto il resto è una somma. Chi somma a mano i giorni indicati arriva esattamente alla cifra settimanale, mensile e annuale riportata.
Le ore previste si dividono per i Suoi giorni lavorativi
Chi lavora all’80 % su quattro giorni ha una giornata lavorativa di 8 h 24 min, non di 6 h 43 min. HREasy prende le ore settimanali da contratto e grado d’occupazione e le divide per i giorni lavorativi effettivi della persona.
Così nei giorni liberi non nascono ore in meno, e nei giorni lavorativi il saldo è corretto già dalla prima timbratura.
Le pause non contano come durata del lavoro
La legge sul lavoro prescrive una pausa di 15 minuti oltre 5,5 ore, di 30 minuti oltre 7 ore e di 60 minuti oltre 9 ore. HREasy deduce per ogni giorno il valore maggiore: la pausa obbligatoria o la pausa effettivamente registrata.
Un giorno con otto ore di presenza e 30 minuti di pausa dà 7 h 30 min di durata del lavoro, identica nella registrazione, nel portale e nel reporting.
Avvisare prima che diventi caro
Il lavoro straordinario oltre il massimo settimanale richiede un supplemento del 25 %, il lavoro domenicale del 50 %, il lavoro notturno temporaneo un supplemento salariale del 25 %. HREasy segnala questi casi già nella settimana in cui nascono, e il dashboard mostra il rischio di ore supplementari della settimana in corso.
Importante è anche il contrario: poiché le pause vengono dedotte correttamente, HREasy non segnala lavoro straordinario dove non c’è e non esige supplementi non dovuti.
Domande frequenti
In Svizzera il rilevamento delle ore è obbligatorio?
Per la maggior parte dei lavoratori sì: inizio, fine e pause devono essere registrati (art. 73 OLL 1). Per determinati collaboratori è possibile una registrazione semplificata o una rinuncia (art. 73a e 73b).
Serve un terminale per timbrare?
No. Si registra nel browser al computer o nell’app HREasy sullo smartphone.
Come si distinguono ore supplementari e lavoro straordinario?
Le ore supplementari superano la durata del lavoro contrattuale (art. 321c CO), il lavoro straordinario la durata massima legale di 45 o 50 ore (art. 9 LL). HREasy le gestisce separatamente e indica i supplementi.
I collaboratori possono correggere registrazioni errate?
Sì, con una richiesta di correzione. L’amministrazione approva o respinge con motivazione; ogni modifica resta tracciabile.
Vale anche per tempo parziale e giorni lavorativi irregolari?
Sì. Le ore previste giornaliere risultano dal grado d’occupazione e dai giorni lavorativi effettivi della persona, non da una settimana fissa di cinque giorni.
Come arrivano le ore nel salario?
I mesi approvati sono a disposizione della contabilità salariale; per chi ha salario orario le ore vengono riprese automaticamente.
Altri moduli
Pronto ad automatizzare rilevamento delle ore?
Configurazione in 5 minuti, nessuna conoscenza di risorse umane necessaria. Al resto pensa l’agente.
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