Documenti & regolamenti
Un archivio con cartelle, tag, autorizzazioni e versioni. I regolamenti li verifica l’IA secondo CO e CCL, e tutto ciò che HREasy produce lo archivia da sé.
I documenti del personale nascono ovunque: nel programma di posta, in Word, allo scanner. Alla fine nessuno sa quale versione del regolamento spese valga e dove si trovi il contratto firmato dell’anno scorso.
L’archivio dei documenti di HREasy raccoglie tutto in un unico posto, con cartelle, tag e autorizzazioni per cartella. Ciò che HREasy stesso produce, dal contratto al certificato fino al conteggio salariale, lo archivia automaticamente. I regolamenti che carica li verifica l’IA in background secondo CO e CCL e li utilizza poi per le sue proposte.
Le suona familiare?
- Il regolamento attuale c’è da qualche parte, ma tre versioni più vecchie si trovano più in fretta.
- Nel team tutti hanno accesso a tutto, anche a documenti non destinati a tutti.
- Le lettere redatte restano nella cartella dei download invece che nel fascicolo del personale.
- Da anni nessuno ha verificato se il regolamento è ancora conforme alla legge.
Cartelle, tag e caricamento con trascinamento
Le cartelle standard sono collaboratori, contratti, azienda, regolamenti & policy, diritto & compliance, varie e archivio con la sottocartella «Inaktive Mitarbeitende» (collaboratori inattivi). Si aggiungono cartelle proprie e preferiti.
Trascina nella finestra PDF, Word o immagini, anche più file insieme, e assegna tag per filtrarli in seguito.
- Autorizzazioni per cartella secondo ruolo o singole persone
- Gli account con limitazione per sede sono schermati lato server
- Anteprima con elenco delle versioni e caricamento di una nuova versione
Caricare i regolamenti, l’IA li verifica secondo CO e CCL
Con «Reglement» carica un regolamento spese, straordinari, durata del lavoro o assenze. Finisce nella cartella regolamenti & policy e l’IA lo verifica in background secondo il CO e il CCL del Suo settore.
Violazioni e raccomandazioni figurano poi sul documento. I regolamenti caricati confluiscono inoltre nelle proposte successive, per esempio nell’assistente di assunzione o nel copilot.
- Tipi spese, straordinari, durata del lavoro, gestione delle assenze o libero
- Per il copilot e l’IA dei collaboratori il regolamento prevale sulla legge
- I collaboratori leggono i regolamenti nel portale e confermano di averne preso conoscenza
Ciò che HREasy produce finisce da sé al posto giusto
Contratti di lavoro, contratti di modifica, lettere sul salario, ammonimenti, accordi di formazione continua, certificati e attestati di lavoro nascono come bozza nel fascicolo del personale o nel copilot. Dopo la revisione li archivia in Word.
Anche conteggi salariali, giustificativi di spesa e rapporti di sviluppo vengono archiviati automaticamente e compaiono nel dossier del personale della persona.
- Word con carta intestata dell’azienda
- Nel dossier del personale in ordine cronologico con tutti gli altri documenti
- I collaboratori vedono i propri documenti nel portale
Dal caricamento alla versione verificata
Un documento viene archiviato una volta ed è poi visibile a tutti coloro che possono vederlo.
Caricare
Trascinandolo nella cartella adatta, anche più file contemporaneamente.
Autorizzare
Abilitare le cartelle per ruoli o singole persone, assegnare tag.
Verificare
L’IA verifica i regolamenti secondo CO e CCL e annota le violazioni sul documento.
Aggiornare
Caricare una nuova versione, quella precedente resta nell’elenco delle versioni.
Utilizzare
I regolamenti confluiscono nelle proposte dell’IA e nel portale dei collaboratori.
Tutto si integra
Nessun modulo è isolato. Ciò che registrate qui confluisce automaticamente dove serve, senza doppie immissioni.
Che cosa offre HREasy
Cartelle standard
Collaboratori, contratti, azienda, regolamenti & policy, diritto & compliance, varie e archivio, più cartelle proprie.
Autorizzazioni
Ogni cartella si può limitare a ruoli o a singoli collaboratori.
Tag e preferiti
Creare e assegnare tag e filtrare in base ad essi; segnare i documenti importanti come preferiti.
Versioni
Una nuova versione non sostituisce quella vecchia, ma le si antepone. Gli stati precedenti restano leggibili.
Verifica dei regolamenti
L’IA verifica i regolamenti caricati secondo CO e CCL e salva violazioni e raccomandazioni sul documento.
Archiviazione automatica
Contratti, lettere, certificati, conteggi salariali e giustificativi HREasy li archivia da sé.
Verifica dei documenti
Far verificare contratti di lavoro, disdette, regolamenti o certificati secondo CO, LL, CCL e salari minimi cantonali.
Collaboratori inattivi
Archiviando una persona, i suoi documenti passano in una cartella dedicata.
Nomi di file cifrati
I nomi dei file dei documenti del dossier vengono salvati cifrati, perché già un nome può rivelare molto.
Che cosa bisogna sapere
Regolamento prima della legge
Il Suo regolamento del personale disciplina molte cose in modo più preciso del CO: indennità per spese, compensazione degli straordinari, termini di disdetta. Per questo il copilot, alle domande su questi temi, consulta prima il regolamento e solo dopo la legge, e così anche l’IA dei collaboratori nel portale.
Affinché funzioni, i regolamenti devono trovarsi nell’archivio, e nella versione valida. L’elenco delle versioni mostra quale sia.
Un documento, due viste
Nell’archivio ordina i documenti per temi. Nel dossier del personale di una persona vede gli stessi documenti in ordine cronologico, insieme a tutto ciò che è nato dagli eventi.
Nel portale i collaboratori vedono soltanto ciò che è destinato a loro: i propri documenti e i regolamenti abilitati.
Domande frequenti
Quali formati di file posso archiviare?
PDF, Word e immagini, anche più file insieme con il trascinamento.
Posso limitare chi vede una cartella?
Sì, per cartella secondo ruoli o singoli collaboratori. Gli account con limitazione per sede sono inoltre schermati lato server.
Che cosa verifica l’IA in un regolamento?
Lo confronta con il CO e il CCL del Suo settore e annota violazioni e raccomandazioni sul documento. La decisione su che cosa adeguare resta Sua.
Caricando una nuova versione quella vecchia va persa?
No. Ogni versione resta conservata nell’elenco delle versioni.
I collaboratori vedono i loro documenti?
Sì, nel portale sotto «Meine Dokumente» (i miei documenti). I regolamenti li leggono sotto «Reglemente» e vi confermano di averne preso conoscenza.
Altri moduli
Pronto ad automatizzare documenti?
Configurazione in 5 minuti, nessuna conoscenza di risorse umane necessaria. Al resto pensa l’agente.
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