Collaboratori & dossier del personale
Un fascicolo per persona: dati anagrafici, ogni evento dall’assunzione all’uscita e tutti i documenti, guidato da un assistente che motiva ogni campo con il CO e il CCL.
In molte PMI il fascicolo del personale è un classificatore nell’armadio, completato da e-mail, file Word e dalla memoria della direzione. Chi vuole sapere quando qualcuno è stato promosso o quale salario vale da quando, cerca in tre posti diversi.
In HREasy ogni persona ha un fascicolo con quattro schede. Tutto ciò che accade nel rapporto di lavoro lo registra come evento con un assistente a passi: assunzione, fine del periodo di prova, promozione, modifica del salario, ammonimento, disdetta. Per ogni campo l’IA fa una proposta motivata con il CO e il CCL e avvisa se la Sua immissione se ne discosta. Alla chiusura HREasy riprende funzione, salario e grado d’occupazione nei dati anagrafici, e le lettere prodotte finiscono nel dossier del personale.
Le suona familiare?
- Il fascicolo del personale è sparso tra classificatori, casella di posta e server, e nulla è completo.
- In caso di modifica del salario non è chiaro se dati anagrafici, contratto e contabilità salariale siano stati aggiornati.
- Per ogni assunzione si copia un vecchio contratto, con periodo di prova e termine di disdetta ormai superati.
- Dopo un’uscita manca la traccia di chi ha deciso che cosa e quando.
Tutti i collaboratori e tutte le azioni in un unico posto
A sinistra l’elenco con ricerca e filtri per sede, business unit, divisione e team. A destra le azioni: avviare una nuova assunzione, riprendere una persona già assunta con il suo contratto esistente o registrare un evento per qualcuno.
Il numero accanto al nome indica quanti eventi contiene il fascicolo. Un clic apre la persona.
- Accesso rapido «Neue Einstellung» (nuova assunzione) direttamente nell’assistente
- Caricare un contratto esistente (PDF, Word, foto): l’IA lo legge e compila i dati anagrafici
- Tipi di evento in griglia: fine del periodo di prova, formazione continua, promozione, grado d’occupazione, salario, funzione e altro
- Spostare i collaboratori inattivi nell’archivio, i loro documenti li seguono
Un campo per passo, ciascuno con proposta e base legale
L’assistente di assunzione chiede tipo di contratto, dati personali, funzione, sede, CCL, entrata, grado d’occupazione, giorni lavorativi, tipo di salario, periodo di prova, termini di disdetta e vacanze. La località la completa a partire dal numero postale.
Per ogni passo l’IA propone un valore e cita l’articolo del CO o del CCL. Se esiste un regolamento del personale, ne riprende periodo di prova, scaglionamento dei termini di disdetta, vacanze e ore settimanali e alza i valori inferiori al minimo legale.
- Indeterminato, determinato, salario orario, contratto di tirocinio o stage
- Periodo di prova al massimo tre mesi (art. 335b CO), termini di disdetta scaglionati secondo gli anni di servizio
- Catalogo di circa 97 CCL per settori e aziende
- Verifica dell’età secondo gli art. 29–32 LL, controllo del numero AVS e del numero di telefono
La storia del rapporto di lavoro, senza lacune
Ogni evento figura nella cronologia con data, descrizione, stato e documenti allegati. Filtra per anno e tipo di evento e allega file trascinandoli con il mouse.
Gli eventi non vengono mai cancellati, ma scartati. La riga scartata resta visibile affinché il fascicolo rimanga completo.
- Stato in sospeso, evaso o scartato
- La promozione crea automaticamente la relativa modifica del salario
- Alla chiusura la disdetta imposta la data d’uscita e chiude il fascicolo
- Descrizione modificabile ed esportabile in Word
Dati anagrafici, accesso al portale e autorizzazioni in un’unica maschera
Dati personali con permesso e foto, impiego con numero del personale, sede, reparto, team, centro di costo e superiore, inoltre salario, banca, LPP, assoggettamento all’imposta alla fonte, partner e figli.
Nella stessa scheda configura l’accesso al portale dei collaboratori e all’app e stabilisce il livello di autorizzazione.
- Ruoli Admin, HR manager, collaboratore HR (senza salari) e collaboratori
- Ruoli HR limitabili a una sede o a un’unità organizzativa
- Salario dell’apprendista per anno di tirocinio, il cambio avviene automaticamente alla data di riferimento
- Avviso se mancano ancora dati per la contabilità salariale
Dal primo giorno all’uscita
Un evento viene registrato una volta e da lì agisce su dati anagrafici, documenti e salario.
Assumere
Percorrere l’assistente, riprendere o adattare le proposte dell’IA con riferimento al CO e al CCL.
Contratto
Far redigere il contratto dall’IA, compilarlo da un modello oppure caricarlo e farlo verificare.
Onboarding
Lista di controllo al superiore, domanda alla cassa di compensazione per gli assegni familiari in caso di figli.
Eventi
Promozione, salario, grado d’occupazione, ammonimento: ciascuno con assistente e lettera dell’IA come bozza.
Chiusura
Gli eventi evasi riprendono funzione, salario e grado d’occupazione; la disdetta chiude il fascicolo.
Tutto si integra
Nessun modulo è isolato. Ciò che registrate qui confluisce automaticamente dove serve, senza doppie immissioni.
Che cosa offre HREasy
Proposte dell’IA per campo
Per ogni passo un valore con motivazione e articolo del CO o del CCL. Se la Sua immissione se ne discosta, compare un avviso.
Precompilazione dai regolamenti
I regolamenti del personale caricati precompilano periodo di prova, scaglionamento dei termini di disdetta, vacanze e ore settimanali. I valori sotto il minimo vengono alzati.
Importare il contratto
Già assunto? Caricare il contratto come PDF, Word o foto: l’IA lo legge e compila i dati anagrafici.
Lettere dell’IA per evento
Contratto di modifica, lettera sul salario, ammonimento o adeguamento del contratto come bozza modificabile, poi in Word con carta intestata o per e-mail.
Lista di controllo onboarding
Dopo l’assunzione una lista di controllo va al superiore: indennità giornaliera per malattia, LAINF, LPP, cassa di compensazione, assegni per i figli, infrastruttura, IT e badge.
Assenze di lunga durata
Maternità, paternità, servizio militare, servizio civile o congedo sabbatico con pagamento del salario secondo la scala bernese, basilese o zurighese.
Dossier del personale
Tutti i documenti definitivi in ordine cronologico, filtrati per ciclo di vita o archivio, con caricamento diretto di scansioni e corrispondenza.
Testi per ricorrenze
Testi per biglietti o e-mail per compleanno, anniversario di servizio, nascita, matrimonio, guarigione o condoglianze, in tre toni.
Nulla va perso
Gli eventi vengono scartati invece che cancellati, ogni decifratura di campi sensibili viene registrata.
Che cosa bisogna sapere
Un evento modifica i dati anagrafici, non viceversa
Chi sovrascrive una promozione direttamente nei dati anagrafici perde la storia. In HREasy registra la promozione come evento. Non appena è «evaso», HREasy riprende funzione, salario e grado d’occupazione nei dati anagrafici.
Resta così tracciabile quale salario valeva da quando e chi ha avviato la modifica. In caso di retrocessione la ripresa avviene solo se è stata registrata come modifica del contratto di comune accordo.
L’IA propone, Lei decide
Le proposte dell’assistente verificano dapprima il contratto di lavoro registrato e ricorrono al CO solo in assenza di contratto. Le affermazioni giuridiche sono legate a una fonte ufficiale; ciò che non si può documentare non viene affermato.
Nulla viene ripreso senza la Sua conferma. Le lettere nascono sempre come bozza, che Lei modifica prima di archiviarla in Word o di inviarla.
Domande frequenti
Posso riprendere collaboratori già assunti?
Sì. Con «Mitarbeitenden importieren» (importare collaboratori) carica il contratto esistente; l’IA lo legge e compila i dati anagrafici, che Lei poi verifica.
Quali eventi si possono registrare?
Assunzione, fine del periodo di prova, formazione continua, promozione, cambio di salario, di grado d’occupazione e di funzione, retrocessione, ammonimento, assenza di lunga durata, rientro, disdetta, disdetta da parte del collaboratore, certificato, ricorrenze particolari e note.
Si può cancellare un evento?
No, volutamente. Gli eventi vengono scartati e restano visibili in grigio nella cronologia affinché il fascicolo rimanga completo.
Chi vede il fascicolo del personale?
Lo stabiliscono i ruoli: i collaboratori HR, per esempio, non vedono salari né dati degni di particolare protezione. I ruoli HR si possono limitare a una sede o a un’unità.
Come sono protetti i dati?
I campi sensibili come numero AVS, IBAN, indirizzo o note e il contenuto di tutti gli eventi sono cifrati nella banca dati con AES-256-GCM. Ogni decifratura viene registrata.
Altri moduli
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