Mitarbeitende & Personaldossier
Eine Akte pro Person: Stammdaten, jedes Ereignis von der Einstellung bis zum Austritt und alle Dokumente, geführt von einem Assistenten, der jedes Feld mit OR und GAV begründet.
Die Personalakte ist in vielen KMU ein Ordner im Schrank, ergänzt um E-Mails, Word-Dateien und das Gedächtnis der Geschäftsleitung. Wer wissen will, wann jemand befördert wurde oder welcher Lohn seit wann gilt, sucht an drei Orten.
In HREasy hat jede Person eine Akte mit vier Reitern. Alles, was im Arbeitsverhältnis passiert, erfassen Sie als Ereignis mit einem Schritt-Assistenten: Einstellung, Probezeitende, Beförderung, Lohnänderung, Abmahnung, Kündigung. Zu jedem Feld macht die KI einen Vorschlag mit Begründung aus OR und GAV und warnt, wenn Ihre Eingabe davon abweicht. Beim Abschluss übernimmt HREasy Position, Lohn und Pensum in die Stammdaten, und die entstandenen Schreiben landen im Personaldossier.
Kennen Sie das?
- Die Personalakte liegt verteilt auf Ordner, Postfach und Laufwerk, und nichts ist vollständig.
- Bei einer Lohnänderung ist unklar, ob der Stammdatensatz, der Vertrag und die Lohnbuchhaltung nachgeführt wurden.
- Für jede Einstellung wird ein alter Vertrag kopiert, samt veralteter Probezeit und Kündigungsfrist.
- Nach einem Austritt fehlt die Spur, wer wann was entschieden hat.
Alle Mitarbeitenden und alle Aktionen an einem Ort
Links die Liste mit Suche und Filtern nach Standort, Business Unit, Division und Team. Rechts die Aktionen: eine neue Einstellung starten, eine bereits angestellte Person mit bestehendem Vertrag übernehmen oder für jemanden ein Ereignis erfassen.
Die Zahl neben dem Namen zeigt, wie viele Ereignisse in der Akte stehen. Ein Klick öffnet die Person.
- Schnellzugang «Neue Einstellung» direkt in den Assistenten
- Bestehenden Vertrag hochladen (PDF, Word, Foto): die KI liest ihn aus und füllt die Stammdaten
- Ereignistypen als Raster: Ende Probezeit, Weiterbildung, Beförderung, Pensum, Lohn, Position und mehr
- Inaktive Mitarbeitende ins Archiv verschieben, ihre Dokumente gehen mit
Ein Feld pro Schritt, jedes mit Vorschlag und Rechtsgrundlage
Der Einstellungs-Assistent fragt Vertragsart, Personalien, Position, Standort, GAV, Eintritt, Pensum, Arbeitstage, Lohnart, Probezeit, Kündigungsfristen und Ferien ab. Den Ort ergänzt er aus der Postleitzahl.
Zu jedem Schritt schlägt die KI einen Wert vor und nennt den Artikel aus OR oder GAV. Liegt ein Personalreglement vor, füllt sie Probezeit, Kündigungsstaffel, Ferien und Wochenstunden daraus vor und hebt Werte an, die unter dem gesetzlichen Minimum liegen.
- Unbefristet, befristet, Stundenlohn, Lehrvertrag oder Praktikum
- Probezeit höchstens drei Monate (OR Art. 335b), Kündigungsfristen nach Dienstjahren gestaffelt
- Katalog mit rund 97 GAV für Branchen und Firmen
- Altersprüfung nach ArG Art. 29–32, AHV-Nummer und Telefonnummer werden geprüft
Die Geschichte des Arbeitsverhältnisses, lückenlos
Jedes Ereignis steht in der Zeitleiste, mit Datum, Beschreibung, Status und angehängten Dokumenten. Sie filtern nach Jahr und Ereignisart und hängen Dateien per Drag & Drop an.
Ereignisse werden nie gelöscht, sondern verworfen. Die verworfene Zeile bleibt sichtbar, damit die Akte vollständig bleibt.
- Status Pendent, Erledigt oder Verworfen
- Beförderung legt automatisch die gekoppelte Lohnänderung an
- Kündigung setzt beim Abschluss das Austrittsdatum und schliesst die Akte
- Beschreibung editierbar und als Word exportierbar
Stammdaten, Portalzugang und Berechtigung in einer Maske
Persönliche Daten mit Bewilligung und Foto, Anstellung mit Personalnummer, Standort, Abteilung, Team, Kostenstelle und vorgesetzter Person, dazu Lohn, Bank, BVG, Quellensteuerpflicht, Partner und Kinder.
Im gleichen Reiter richten Sie den Zugang zum Mitarbeiterportal und zur App ein und legen die Berechtigungsstufe fest.
- Rollen Admin, HR-Manager, HR-Sachbearbeiter (ohne Löhne) und Mitarbeitende
- HR-Rollen auf einen Standort oder eine Organisationseinheit begrenzbar
- Lehrlingslohn je Lehrjahr, der Wechsel erfolgt am Stichtag automatisch
- Hinweis, wenn für die Lohnbuchhaltung noch Angaben fehlen
Vom ersten Tag bis zum Austritt
Ein Ereignis wird einmal erfasst und wirkt von dort aus auf Stammdaten, Dokumente und Lohn.
Einstellen
Assistent durchlaufen, KI-Vorschläge mit OR- und GAV-Beleg übernehmen oder anpassen.
Vertrag
Vertrag von der KI erstellen lassen, aus einer Vorlage füllen oder hochladen und prüfen lassen.
Onboarding
Checkliste an die vorgesetzte Person, SVA-Antrag für Familienzulagen bei Kindern.
Ereignisse
Beförderung, Lohn, Pensum, Abmahnung: jedes mit Assistent und KI-Schreiben als Entwurf.
Abschluss
Erledigte Ereignisse übernehmen Position, Lohn und Pensum; die Kündigung schliesst die Akte.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
KI-Vorschläge je Feld
Zu jedem Schritt ein Wert mit Begründung und Artikel aus OR oder GAV. Weicht Ihre Eingabe ab, erscheint eine Warnung.
Vorbefüllung aus Reglementen
Hochgeladene Personalreglemente füllen Probezeit, Kündigungsstaffel, Ferien und Wochenstunden vor. Werte unter dem Minimum werden angehoben.
Vertrag importieren
Bereits angestellt? Vertrag als PDF, Word oder Foto hochladen, die KI liest ihn aus und füllt die Stammdaten.
KI-Schreiben pro Ereignis
Änderungsvertrag, Lohnschreiben, Abmahnung oder Vertragsanpassung als editierbarer Entwurf, dann als Word mit Briefkopf oder per E-Mail.
Onboarding-Checkliste
Nach der Einstellung geht eine Checkliste an die vorgesetzte Person: KTG, UVG, BVG, SVA, Kinderzulagen, Infrastruktur, IT und Badge.
Langzeitabwesenheiten
Mutterschaft, Vaterschaft, Militär, Zivildienst oder Sabbatical mit Lohnfortzahlung nach Berner, Basler oder Zürcher Skala.
Personaldossier
Alle finalen Dokumente chronologisch, gefiltert nach Lifecycle oder Archiv, dazu ein Direkt-Upload für Scans und Korrespondenz.
Anlasstexte
Karten- oder Mailtexte zu Geburtstag, Jubiläum, Geburt, Hochzeit, Genesung oder Kondolenz, in drei Tonlagen.
Nichts geht verloren
Ereignisse werden verworfen statt gelöscht, jede Entschlüsselung sensibler Felder wird protokolliert.
Was Sie wissen sollten
Ein Ereignis ändert die Stammdaten, nicht umgekehrt
Wer eine Beförderung direkt im Stammdatensatz überschreibt, verliert die Geschichte. In HREasy erfassen Sie die Beförderung als Ereignis. Sobald es auf «erledigt» steht, übernimmt HREasy Position, Lohn und Pensum in die Stammdaten.
So bleibt nachvollziehbar, welcher Lohn ab wann galt und wer die Änderung ausgelöst hat. Bei einer Degradierung geschieht die Übernahme nur, wenn sie als Vertragsänderung im Einvernehmen erfasst wurde.
Die KI schlägt vor, Sie entscheiden
Die Vorschläge im Assistenten prüfen zuerst den hinterlegten Arbeitsvertrag und fallen erst ohne Vertrag auf das OR zurück. Rechtsaussagen sind an einen amtlichen Beleg gebunden; was sich nicht belegen lässt, wird nicht behauptet.
Übernommen wird nichts ohne Ihre Bestätigung. Schreiben entstehen immer als Entwurf, den Sie bearbeiten, bevor er als Word abgelegt oder verschickt wird.
Häufige Fragen
Kann ich bestehende Mitarbeitende übernehmen?
Ja. Über «Mitarbeitenden importieren» laden Sie den bestehenden Vertrag hoch; die KI liest ihn aus und füllt die Stammdaten, die Sie anschliessend prüfen.
Welche Ereignisse lassen sich erfassen?
Einstellung, Ende Probezeit, Weiterbildung, Beförderung, Lohn-, Pensum- und Positionswechsel, Degradierung, Abmahnung, Langzeitabwesenheit, Rückkehr, Kündigung, Eigenkündigung, Zeugnis, besondere Anlässe und Notizen.
Kann man ein Ereignis löschen?
Nein, bewusst nicht. Ereignisse werden verworfen und bleiben grau in der Zeitleiste sichtbar, damit die Akte vollständig bleibt.
Wer sieht die Personalakte?
Das legen Rollen fest: HR-Sachbearbeitende sehen zum Beispiel keine Löhne und keine besonders schützenswerten Daten. HR-Rollen lassen sich auf einen Standort oder eine Einheit begrenzen.
Wie sind die Daten geschützt?
Sensible Felder wie AHV-Nummer, IBAN, Adresse oder Notizen sowie die Inhalte aller Ereignisse sind in der Datenbank mit AES-256-GCM verschlüsselt. Jede Entschlüsselung wird protokolliert.
Weitere Module
Bereit, Personaldossier zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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