Collaborateurs & dossier du personnel
Un dossier par personne: données de base, chaque événement de l’engagement jusqu’au départ et tous les documents, guidés par un assistant qui justifie chaque champ par le CO et la CCT.
Dans de nombreuses PME, le dossier du personnel est un classeur dans l’armoire, complété par des e-mails, des fichiers Word et la mémoire de la direction. Pour savoir quand quelqu’un a été promu ou quel salaire s’applique depuis quand, il faut chercher à trois endroits.
Dans HREasy, chaque personne a un dossier avec quatre onglets. Tout ce qui se passe dans les rapports de travail est saisi comme événement à l’aide d’un assistant pas à pas: engagement, fin du temps d’essai, promotion, changement de salaire, avertissement, résiliation. Pour chaque champ, l’IA fait une proposition justifiée par le CO et la CCT et vous avertit si votre saisie s’en écarte. À la clôture, HREasy reprend la fonction, le salaire et le taux d’occupation dans les données de base, et les courriers créés sont classés dans le dossier du personnel.
Cela vous parle?
- Le dossier du personnel est éparpillé entre classeur, boîte mail et serveur, et rien n’est complet.
- Lors d’un changement de salaire, on ne sait pas si les données de base, le contrat et la paie ont été mis à jour.
- Pour chaque engagement, on copie un ancien contrat, avec son temps d’essai et son délai de congé dépassés.
- Après un départ, plus personne ne sait qui a décidé quoi et quand.
Tous les collaborateurs et toutes les actions au même endroit
À gauche, la liste avec recherche et filtres par site, business unit, division et équipe. À droite, les actions: lancer un nouvel engagement, reprendre une personne déjà engagée avec son contrat existant ou saisir un événement pour quelqu’un.
Le chiffre à côté du nom indique combien d’événements figurent dans le dossier. Un clic ouvre la personne.
- Accès rapide «Nouvel engagement» directement dans l’assistant
- Téléverser un contrat existant (PDF, Word, photo): l’IA le lit et remplit les données de base
- Types d’événements en grille: fin du temps d’essai, formation continue, promotion, taux d’occupation, salaire, fonction et plus
- Archiver les collaborateurs inactifs, leurs documents suivent
Un champ par étape, chacun avec proposition et base légale
L’assistant d’engagement demande le type de contrat, les données personnelles, la fonction, le site, la CCT, l’entrée en service, le taux d’occupation, les jours de travail, le type de salaire, le temps d’essai, les délais de congé et les vacances. Il complète la localité à partir du numéro postal.
À chaque étape, l’IA propose une valeur et cite l’article du CO ou de la CCT. Si un règlement du personnel existe, elle en reprend le temps d’essai, l’échelle des délais de congé, les vacances et les heures hebdomadaires et relève les valeurs inférieures au minimum légal.
- Durée indéterminée, déterminée, salaire horaire, contrat d’apprentissage ou stage
- Temps d’essai de trois mois au plus (art. 335b CO), délais de congé échelonnés selon les années de service
- Catalogue d’environ 97 CCT de branche et d’entreprise
- Contrôle de l’âge selon les art. 29 à 32 LTr, vérification du numéro AVS et du numéro de téléphone
L’histoire des rapports de travail, sans lacune
Chaque événement figure dans la chronologie, avec la date, la description, le statut et les documents joints. Vous filtrez par année et par type d’événement et joignez des fichiers par glisser-déposer.
Les événements ne sont jamais supprimés, mais écartés. La ligne écartée reste visible, pour que le dossier demeure complet.
- Statut en suspens, terminé ou écarté
- Une promotion crée automatiquement le changement de salaire correspondant
- La résiliation fixe la date de sortie à la clôture et ferme le dossier
- Description modifiable et exportable en Word
Données de base, accès au portail et autorisations dans un seul masque
Données personnelles avec autorisation de séjour et photo, engagement avec numéro de personnel, site, département, équipe, centre de coûts et supérieur hiérarchique, ainsi que salaire, banque, LPP, assujettissement à l’impôt à la source, partenaire et enfants.
Dans le même onglet, vous configurez l’accès au portail des collaborateurs et à l’application et fixez le niveau d’autorisation.
- Rôles admin, RH manager, collaborateur RH (sans salaires) et collaborateurs
- Rôles RH limitables à un site ou à une unité organisationnelle
- Salaire d’apprenti par année d’apprentissage, le changement se fait automatiquement à la date prévue
- Remarque lorsque des indications manquent encore pour la paie
Du premier jour jusqu’au départ
Un événement est saisi une seule fois et agit ensuite sur les données de base, les documents et le salaire.
Engager
Parcourir l’assistant, reprendre ou adapter les propositions de l’IA avec justificatif du CO et de la CCT.
Contrat
Faire établir le contrat par l’IA, le remplir à partir d’un modèle ou le téléverser et le faire vérifier.
Onboarding
Check-list au supérieur hiérarchique, demande d’allocations familiales à la caisse de compensation en cas d’enfants.
Événements
Promotion, salaire, taux d’occupation, avertissement: chacun avec assistant et courrier IA en brouillon.
Clôture
Les événements terminés reprennent fonction, salaire et taux d’occupation; la résiliation ferme le dossier.
Tout s’imbrique
Aucun module ne fonctionne isolément. Ce que vous saisissez ici est repris automatiquement là où on en a besoin, sans double saisie.
Ce que HREasy propose
Propositions de l’IA par champ
Pour chaque étape, une valeur avec justification et article du CO ou de la CCT. Si votre saisie s’en écarte, un avertissement s’affiche.
Préremplissage à partir des règlements
Les règlements du personnel téléversés préremplissent le temps d’essai, l’échelle des délais de congé, les vacances et les heures hebdomadaires. Les valeurs inférieures au minimum sont relevées.
Importer un contrat
Déjà engagé? Téléversez le contrat en PDF, Word ou photo, l’IA le lit et remplit les données de base.
Courrier IA par événement
Avenant, lettre de salaire, avertissement ou adaptation du contrat en brouillon modifiable, puis en Word avec en-tête ou par e-mail.
Check-list d’onboarding
Après l’engagement, une check-list est envoyée au supérieur hiérarchique: APGM, LAA, LPP, caisse de compensation, allocations pour enfants, infrastructure, informatique et badge.
Absences de longue durée
Maternité, paternité, service militaire, service civil ou congé sabbatique avec maintien du salaire selon l’échelle bernoise, bâloise ou zurichoise.
Dossier du personnel
Tous les documents finaux par ordre chronologique, filtrables par cycle de vie ou archive, avec téléversement direct pour les scans et la correspondance.
Textes pour les occasions
Textes de carte ou d’e-mail pour un anniversaire, un jubilé, une naissance, un mariage, un rétablissement ou des condoléances, en trois tonalités.
Rien ne se perd
Les événements sont écartés au lieu d’être supprimés, et chaque déchiffrement de champs sensibles est journalisé.
Ce qu’il faut savoir
Un événement modifie les données de base, pas l’inverse
Qui écrase une promotion directement dans les données de base perd l’historique. Dans HREasy, vous saisissez la promotion comme événement. Dès qu’elle est «terminée», HREasy reprend fonction, salaire et taux d’occupation dans les données de base.
On sait ainsi quel salaire valait à partir de quand et qui a déclenché la modification. En cas de rétrogradation, la reprise n’a lieu que si elle a été saisie comme modification du contrat d’un commun accord.
L’IA propose, vous décidez
Les propositions de l’assistant se fondent d’abord sur le contrat de travail enregistré et ne se rabattent sur le CO qu’en l’absence de contrat. Les affirmations juridiques sont liées à une source officielle; ce qui ne peut être prouvé n’est pas affirmé.
Rien n’est repris sans votre confirmation. Les courriers sont toujours créés sous forme de brouillon, que vous modifiez avant de les classer en Word ou de les envoyer.
Questions fréquentes
Puis-je reprendre des collaborateurs existants?
Oui. Avec «Importer un collaborateur», vous téléversez le contrat existant; l’IA le lit et remplit les données de base, que vous vérifiez ensuite.
Quels événements peut-on saisir?
Engagement, fin du temps d’essai, formation continue, promotion, changement de salaire, de taux d’occupation et de fonction, rétrogradation, avertissement, absence de longue durée, retour, résiliation, démission, certificat, occasions particulières et notes.
Peut-on supprimer un événement?
Non, délibérément. Les événements sont écartés et restent visibles en gris dans la chronologie, pour que le dossier demeure complet.
Qui voit le dossier du personnel?
Les rôles le déterminent: les collaborateurs RH ne voient par exemple ni les salaires ni les données particulièrement sensibles. Les rôles RH peuvent être limités à un site ou à une unité.
Comment les données sont-elles protégées?
Les champs sensibles comme le numéro AVS, l’IBAN, l’adresse ou les notes ainsi que le contenu de tous les événements sont chiffrés en AES-256-GCM dans la base de données. Chaque déchiffrement est journalisé.
Autres modules
Prêt à automatiser dossier du personnel?
Mise en place en 5 minutes, aucune connaissance RH nécessaire. L’agent se charge du reste.
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