Portail des collaborateurs & application
Pointer, demander des vacances, annoncer une maladie, photographier les frais, récupérer les décomptes de salaire: les collaborateurs gèrent eux-mêmes ce qui les concerne.
Une grande partie du travail RH consiste à répondre à des questions: combien de jours de vacances me reste-t-il? Où est mon décompte de salaire? À qui dois-je envoyer le certificat médical? Chacune de ces questions coûte du temps aux deux parties.
Avec le portail des collaborateurs et l’application HREasy, les collaborateurs règlent eux-mêmes ces démarches. Ils pointent leur temps de travail, demandent des vacances, annoncent une maladie ou un accident, photographient les justificatifs de frais et récupèrent leurs décomptes de salaire et documents. Tout arrive directement dans le bon module de l’administration, sans papier et sans échanges de mails à n’en plus finir.
Cela vous parle?
- Les collaborateurs demandent trois fois par mois leur solde de vacances.
- Les justificatifs de frais arrivent froissés et des semaines trop tard sur le bureau.
- Les annonces de maladie arrivent par SMS, le certificat médical un jour ou l’autre par la poste.
- Les décomptes de salaire sont imprimés, distribués et se perdent.
Tout ce qui vous concerne sur une page
La vue d’ensemble du portail réunit les accès rapides: saisir le temps de travail, absences, annoncer une maladie, annoncer un accident, frais et plan de travail. En dessous figurent des vignettes avec les vacances, les jours de maladie, les heures de travail, les heures supplémentaires, le travail supplémentaire et les frais.
Les tâches ouvertes apparaissent sous forme de bannière, par exemple un certificat médical encore manquant ou des données de base incomplètes.
- Demandes de formation continue, de certificat intermédiaire, d’attestation de travail et d’allocations familiales
- Lire les règlements et confirmer en avoir pris connaissance
- Saisir soi-même ses données de base et ses enfants
Pointer là où l’on travaille
Dans l’application, les collaborateurs démarrent le minuteur d’un toucher, après avoir choisi le projet. Le minuteur est synchronisé avec le serveur et continue de tourner même lorsque l’application est fermée.
Les saisies ultérieures sont tout aussi rapides: toucher le jour, saisir le projet, le temps de travail et la pause. La pause obligatoire s’affiche immédiatement.
- Quatre onglets: accueil, heures, frais, plan de travail
- Pas de saisie du temps les jours de vacances
- Demander des absences avec les types d’absence de votre entreprise
Photographier le justificatif, c’est fait
Les collaborateurs saisissent leurs frais directement avec l’appareil photo ou depuis la galerie. La reconnaissance de texte lit le montant et d’autres informations sur le justificatif, et le règlement des frais avec ses limites est immédiatement visible.
Ils voient l’état de chaque soumission dans la liste: en attente, approuvé ou refusé, avec le montant total.
- Appareil photo ou galerie
- Limites du règlement des frais visibles
Décomptes de salaire et documents, accessibles à tout moment
Dans le portail web, les collaborateurs trouvent leurs décomptes de salaire en PDF dès que le traitement de salaire est validé, ainsi que tous leurs propres documents comme les contrats ou les attestations.
Sous «Demandez à l’IA», un assistant répond aux questions sur la maladie, les accidents, les vacances, les heures supplémentaires et les allocations, d’abord sur la base des règlements de votre entreprise. Il connaît les propres soldes de la personne, mais ne voit jamais les données des collègues.
- Téléchargement en PDF de chaque décompte
- Le salaire, le numéro AVS et les données bancaires ne sont pas transmis à l’IA
- Les décomptes de salaire, les documents et le chat IA sont disponibles dans le portail web
De la demande à la réponse
L’exemple d’une demande de vacances: la collaboratrice saisit, l’administration décide, le solde est juste.
Demander
Dans le portail ou l’application, choisir la période et le type d’absence et envoyer.
Arriver
La demande apparaît auprès de l’administration, sur demande avec un e-mail à la personne responsable.
Décider
Approuver ou refuser avec motif, avec contrôle du solde de vacances.
Planifier
Les jours approuvés figurent dans le calendrier et bloquent la journée pour les saisies de temps.
Le solde est juste
Le nouveau solde de vacances est immédiatement visible dans le portail et l’application.
Tout s’imbrique
Aucun module ne fonctionne isolément. Ce que vous saisissez ici est repris automatiquement là où on en a besoin, sans double saisie.
Ce que HREasy propose
Minuteur avec projet
Arrivée et départ d’un toucher, projet et lieu de travail au choix avant le démarrage, dans le portail et l’application.
Vacances et absences
Demandes avec les jours fériés en vue, compensation par case à cocher; les demandes soumises peuvent être modifiées.
Maladie et accident
Masques dédiés dans le portail web, avec incapacité de travail en pour cent et téléchargement du certificat médical.
Frais avec photo
Photographier le justificatif, la reconnaissance de texte reprend les informations, les limites du règlement sont visibles.
Décomptes de salaire
En PDF dans le portail web, dès que le traitement de salaire est validé.
Demandes
Formation continue, certificat intermédiaire, attestation de travail et allocations familiales, chacune avec téléchargement de fichier.
Demandez à l’IA
Réponses sur la maladie, les vacances, les heures supplémentaires, les allocations, le CO et les CCT, d’abord selon les règlements de votre entreprise.
Développement du personnel
Remplir l’auto-évaluation, les objectifs, les compétences et les assessments dans le portail web.
Quatre langues
Allemand, anglais, français et italien, au choix de chaque personne.
Ce qu’il faut savoir
Portail et application: ce qui est possible où
L’application pour iPhone et Android se concentre sur ce qui compte en déplacement: pointer et compléter les heures, photographier les frais, consulter le plan de travail et demander des absences.
Le portail web permet en plus tout le reste: annoncer une maladie ou un accident avec des masques dédiés, consulter les décomptes de salaire et les documents, déposer des demandes, confirmer les règlements, remplir le développement du personnel et interroger l’IA.
Chaque personne ne voit qu’elle-même
Un compte du portail appartient à une seule personne et n’affiche que ses propres données: soldes, heures, frais, décomptes. L’IA du portail elle aussi ne connaît que les propres soldes et ne voit aucun collègue.
L’employeur crée l’accès dans le dossier du personnel. Les collaborateurs peuvent en outre le protéger dans le portail par une connexion à deux facteurs.
Questions fréquentes
Les collaborateurs ont-ils besoin de l’application?
Non. Tout est également possible dans le portail web, dans le navigateur. L’application est pratique pour pointer et pour les frais en déplacement.
Qui configure l’accès?
L’employeur, dans le dossier du personnel sous «Application mobile / accès au portail». Sans cet accès, ni le portail ni l’application ne peuvent être utilisés.
Les collaborateurs voient-ils les données de leurs collègues?
Non. Chaque personne ne voit que ses propres informations.
Où trouver mon décompte de salaire?
Dans le portail web sous «Décomptes de salaire», en PDF, dès que le traitement de salaire est validé.
Dans quelles langues le portail et l’application sont-ils disponibles?
Allemand, anglais, français et italien.
Puis-je annoncer une maladie via l’application?
Dans l’application, via une demande d’absence, si votre entreprise gère ce type d’absence. L’annonce de maladie détaillée avec certificat médical et l’annonce d’accident sont disponibles dans le portail web.
Autres modules
Prêt à automatiser application collaborateurs?
Mise en place en 5 minutes, aucune connaissance RH nécessaire. L’agent se charge du reste.
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