Vacances & absences
Demandes de vacances, soldes au prorata, jours fériés cantonaux et tous les types d’absence au même endroit, avec effet automatique sur le solde d’heures et le salaire.
Les vacances sont un sujet permanent dans toute entreprise: demandes sur papier, soldes de tête, et en fin d’année la question de savoir qui a encore combien de jours. En cas de temps partiel, d’entrée en cours d’année ou de jeunes collaborateurs au droit plus élevé, les erreurs se glissent vite.
HREasy gère les vacances et toutes les autres absences dans un seul système. Les collaborateurs font leur demande dans le portail ou l’application, vous approuvez en un clic. Le droit est calculé selon l’âge, le taux d’occupation et la durée d’engagement, le reste est reporté automatiquement sur la nouvelle année. Chaque absence approuvée produit aussitôt ses effets: les jours payés créditent les heures prévues dans la saisie du temps, les jours non payés sont déduits du solde d’heures supplémentaires ou de vacances.
Cela vous parle?
- Les demandes de vacances arrivent par e-mail, sur papier ou dans le couloir, et personne n’a de vue d’ensemble.
- Le solde de vacances en cas de temps partiel ou d’entrée en cours d’année est calculé à la main et n’est pas juste.
- Les jours fériés sont oubliés ou déduits à tort du compte de vacances.
- En fin d’année, on ne sait pas combien de jours sont reportés sur la nouvelle année.
Droit, jours pris et solde, avec justification
Chaque personne a sa propre carte: vacances par an, jours approuvés et solde restant, ainsi que maladie, accident, jours non payés et jours de congé payés. Lorsque le droit est calculé au prorata, le motif figure juste à côté, par exemple «Sortie le 31 octobre → 10 mois sur 12» ou le report de l’année précédente.
Des filtres par année, mois, statut, personne et unité organisationnelle restreignent la liste. Un double-clic sur une carte ouvre le détail avec toutes les périodes et les totaux par type d’absence.
- Droit au prorata en cas d’entrée ou de sortie en cours d’année
- Report de l’année précédente repris automatiquement
- Jours de congé payés selon l’art. 329 al. 3 CO et absences légales comme le service militaire ou la maternité
Les collaborateurs font eux-mêmes leur demande
Dans le portail des collaborateurs, chaque personne voit son solde de vacances, le droit de l’année, les jours pris et le report. Une demande se fait en quelques secondes: choisir le type, saisir la période, à la journée ou à l’heure, le cas échéant comme compensation d’heures supplémentaires.
Les absences demandées peuvent être modifiées tant qu’elles sont en suspens. Les jours fériés et les types d’absence de l’entreprise sont visibles dans le portail, pour que personne ne saisisse de vacances un jour férié.
- Demande aussi dans l’application HREasy
- Compensation d’heures supplémentaires par une case à cocher
- Tuile de statut «Vacances» avec droit et reste
Approuver en gardant un œil sur le solde
Dans la liste, vous approuvez les demandes, les refusez avec motif, les modifiez ou les annulez. Si le solde ne suffit pas, HREasy le demande avant l’approbation; une avance n’est possible qu’expressément.
Le calendrier annuel montre toutes les absences en couleurs selon leur type, avec les jours fériés. Vous voyez ainsi tôt si une équipe risque de se vider en même temps.
- Question en cas de solde de vacances insuffisant
- Plusieurs absences par jour possibles, avec avertissement en cas de chevauchement
- Saisir aussi une nouvelle absence pour le compte d’une personne
Les règles de votre entreprise, enregistrées une fois pour toutes
Vous importez les jours fériés du canton en un clic; le lieu de travail est déterminant. Vous fixez lesquels sont payés. Les jours fériés payés sont automatiquement crédités comme heures prévues.
Les types d’absence définissent l’effet d’une absence: payée ou non payée, soumise à approbation ou non, avec ou sans déduction des vacances, ainsi que le nombre de jours payés et la base légale.
- Import des jours fériés cantonaux selon le lieu de travail
- Types d’absence avec effet sur le salaire et les vacances
- Les collaborateurs voient jours fériés et types en lecture seule
De la demande au solde correct
Une absence est saisie une seule fois et produit ensuite ses effets partout où elle compte.
Demander
La personne fait sa demande dans le portail ou l’application, à la journée, à la demi-journée ou à l’heure.
Vérifier
HREasy vérifie le solde de vacances et signale les chevauchements avant votre décision.
Approuver
Un clic suffit pour approuver; un refus exige un motif.
Comptabiliser
Les jours payés créditent les heures prévues, les jours non payés sont déduits du solde d’heures supplémentaires ou de vacances.
Mettre à jour
Solde, calendrier et reporting sont immédiatement à jour; le reste est reporté sur la nouvelle année.
Tout s’imbrique
Aucun module ne fonctionne isolément. Ce que vous saisissez ici est repris automatiquement là où on en a besoin, sans double saisie.
Ce que HREasy propose
Droit selon la loi
Au moins 25 jours jusqu’à 20 ans révolus, sinon 20 (art. 329a CO), proportionnellement au taux d’occupation.
Prorata à l’entrée et à la sortie
Qui entre ou sort en cours d’année reçoit le droit proportionnel, avec justification visible.
Report automatique
Le reste de l’année précédente est reporté automatiquement sur la nouvelle année et figure séparément sur la carte.
Contrôle du solde à l’approbation
Si le solde ne suffit pas, HREasy pose la question. Une avance n’a jamais lieu par erreur.
Demi-journées et heures
Journées entières, demi-journées ou absences à l’heure près, payées, non payées ou selon le type d’absence.
Compensation d’heures supplémentaires
Marquer une absence comme compensation, et elle est déduite du solde d’heures supplémentaires.
Jours fériés cantonaux
Import du canton du lieu de travail, jours fériés payés automatiquement crédités comme heures prévues.
Types d’absence personnalisés
Payé, soumis à approbation, avec déduction des vacances et base légale, conformément à votre règlement.
Contrôle des soldes avec proposition de correction
HREasy détecte les soldes mal initialisés et propose une correction qui ne s’applique qu’après confirmation.
Ce qu’il faut savoir
Ce qu’une absence approuvée déclenche automatiquement
L’approbation ne clôt pas le travail: une absence payée doit compter comme temps prévu dans la saisie du temps, sinon des heures en moins apparaissent. HREasy crée pour cela automatiquement une entrée par jour ouvrable.
Les absences non payées de moins de deux jours sont déduites du solde d’heures supplémentaires, à partir de deux jours du solde de vacances. Solde d’heures et compte de vacances sont ainsi justes sans que personne n’ait à reporter quoi que ce soit.
Jours fériés corrects selon le lieu de travail
Les jours fériés applicables dépendent du canton. Le lieu de travail est déterminant, et non le siège de l’entreprise (art. 20a LTr).
HREasy importe les jours fériés du canton, et vous confirmez lesquels sont payés. Les jours fériés ne sont ainsi jamais déduits du compte de vacances et apparaissent dans le calendrier de toutes les personnes concernées.
Questions fréquentes
Combien de jours de vacances la loi prévoit-elle?
Au moins quatre semaines par an, cinq semaines jusqu’à 20 ans révolus (art. 329a CO). Le contrat ou la CCT peuvent prévoir davantage.
Comment le solde est-il calculé en cas de temps partiel?
Proportionnellement au taux d’occupation et à la durée d’engagement dans l’année. La justification figure sur la carte, par exemple «7 mois sur 12».
Les collaborateurs voient-ils eux-mêmes leur solde?
Oui, dans le portail et dans l’application, avec droit, jours pris, report et reste.
Que se passe-t-il avec les vacances non prises?
Le reste est reporté automatiquement sur la nouvelle année et indiqué comme report sur la carte.
Peut-on compenser des heures supplémentaires par des congés?
Oui. Une absence peut être marquée comme compensation; elle est alors déduite du solde d’heures supplémentaires plutôt que du compte de vacances.
Autres modules
Prêt à automatiser vacances?
Mise en place en 5 minutes, aucune connaissance RH nécessaire. L’agent se charge du reste.
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