Lohnbuchhaltung
Schweizer Lohnabrechnung mit AHV, ALV, BVG, UVG, KTG, FAK und Quellensteuer, aus denselben Daten wie Zeiterfassung, Absenzen und Spesen.
Die Lohnabrechnung ist die Stelle, an der jeder Fehler aus Zeiterfassung, Absenzen oder Stammdaten sichtbar wird, und zwar auf dem Konto der Mitarbeitenden. In vielen KMU werden die Zahlen dafür jeden Monat aus mehreren Listen zusammengetragen und von Hand ins Lohnprogramm übertragen.
In HREasy entsteht der Lohn aus den Daten, die ohnehin schon im System sind: Stammdaten aus dem Personaldossier, Stunden aus der Zeiterfassung, Krankheit aus den Absenzen, genehmigte Spesen. Zwei Wege stehen zur Wahl: die automatische Lohnbuchhaltung über die Anbindung an Ason, deren Rechenkern nach dem Swissdec-Regelwerk arbeitet und die offene Periode laufend neu rechnet, oder eigene Lohnläufe direkt in HREasy, die vor der Freigabe gegen OR, ArG und GAV geprüft werden.
Kennen Sie das?
- Stunden, Absenzen und Spesen werden jeden Monat von Hand ins Lohnprogramm übertragen.
- Ein fehlender BVG- oder UVG-Abzug fällt erst auf, wenn die Versicherung nachfragt.
- Bei Krankheit ist unklar, ab wann das Taggeld zählt und was der Lohn noch deckt.
- Lohnausweis, AHV- und Quellensteuer-Unterlagen liegen am Jahresende verstreut.
Eine Arbeitsliste statt eines Handbuchs
Beim Start zeigt die Lohnbuchhaltung, welche Pflichtangaben noch fehlen, für die Firma und für jede Person. Ja/Nein-Fragen und Auswahlfelder beantworten Sie direkt in der Liste, Belege laden Sie als PDF oder Bild hoch.
Fehlende Versicherungszuordnungen wie UVG, KTG oder BVG werden nach Versicherung gebündelt; Pflichtversicherungen sind rot markiert, und jeder Punkt öffnet direkt das passende Formular.
- Markierung «Eintritt noch nicht gemeldet» je Person
- Firmendaten, Ausgleichskasse, Familienausgleichskasse, Arbeitsorte und Versicherungen an einem Ort
- Go-live erst nach ausdrücklicher Bestätigung
Abrechnen, prüfen, freigeben
Ein Lohnlauf rechnet für jede Person Grundlohn, Zulagen, 13. Monatslohn, Kinderzulagen und Spesen, zieht die Arbeitnehmerbeiträge ab und weist die Arbeitgeberbeiträge aus. Die Summen des Laufs stehen oben: Total Brutto, Netto und Arbeitgeberkosten.
Vor der Freigabe prüft HREasy die Abrechnung gegen OR, ArG und GAV, etwa Ferienanspruch, Zuschläge auf Überstunden oder einen fehlenden BVG-Abzug. Sichere Fehler halten den Lauf an; wer nicht gerechnet wurde, erscheint namentlich mit Grund.
- Plausibilitätsprüfung gegen den Vormonat mit Schweregrad
- Lohnabrechnungen als PDF, Versand per E-Mail, Ablage im Personaldossier
- Buchungsjournal als CSV nach KMU-Kontenrahmen
Die offene Periode rechnet sich laufend selbst
Mit der Anbindung an Ason wird die offene Periode laufend neu gerechnet. Stunden von Stundenlöhnern, genehmigte Spesen und Krankheitstage mit Taggeld und Lohnfortzahlung meldet HREasy jede Nacht automatisch, jede Meldung genau einmal.
Vor dem Abschluss zeigt die Lohnbuchhaltung, was noch zu klären ist, und vergleicht mit dem Vormonat. Der Periodenabschluss ist endgültig und erzeugt Lohnabrechnungen, Journal und Buchungsbeleg; nach dem Go-live übermittelt jeder Periodenabschluss an Swissdec.
- Lohnkontrolle: HREasy rechnet die Abzüge aus den Firmensätzen nach
- Auszahlung mit Valuta und Belastungskonto als pain.001-Datei
- Je Periode Lohnausweis, AHV-, FAK-, UVG-, KTG- und Quellensteuer-Unterlagen
Geprüft wird nur gegen belegte Sätze
Mindestlöhne aus Gemeinde, Kanton oder GAV erfassen Sie mit Funktion, Betrag und Gültigkeit, und immer mit Quellenlink. Erst nach der Freigabe prüft der Lohnlauf dagegen.
Fehlt ein freigegebener Satz, meldet HREasy «nicht geprüft» und schätzt nie. Sätze, die älter als 14 Monate sind, werden zur Überprüfung gemeldet.
- Betrag pro Stunde oder Monat, 13. Monatslohn inbegriffen oder nicht
- Abweichende zweite Quelle kann vermerkt werden
Vom Monatsanfang bis zur Auszahlung
Die Daten für den Lohn entstehen in den anderen Modulen. Die Lohnbuchhaltung sammelt sie, prüft sie und macht daraus Abrechnung und Zahlung.
Stammdaten
Lohn, Pensum, AHV-Nummer, IBAN, Zivilstand und Kinder kommen aus dem Personaldossier.
Monatsdaten
Stunden, Absenzen mit Krankheit und genehmigte Spesen fliessen aus Zeiterfassung, Abwesenheiten und Spesen ein.
Rechnen
Sozialabzüge, BVG nach Alter, Quellensteuer, Zulagen und Rundung auf 5 Rappen.
Prüfen
Gegen OR, ArG, GAV und Vormonat; offene Punkte werden vor dem Abschluss angezeigt.
Auszahlen
Abrechnungen als PDF, Journal für die Buchhaltung, Zahlungsdatei pain.001 für die Bank.
Greift nahtlos ineinander
Kein Modul steht für sich allein. Was Sie hier erfassen, fliesst automatisch dorthin weiter, wo es gebraucht wird, ohne doppelte Eingabe.
Das bietet HREasy
Alle Schweizer Abzüge
AHV/IV/EO, ALV inklusive ALV2, NBU/BU, BVG, KTG, FAK und Quellensteuer; die Beitragspflicht je Lohnart steuern sechs Schalter.
Krankheit im Lohn
Wartefrist mit vollem Lohn, danach Krankentaggeld (Vorgabe 80 %), optional mit Aufstockung. Ohne KTG gilt die Berner Skala nach OR Art. 324a.
Quellensteuer-Assistent
Leitet den Tarifbuchstaben A, B, C oder H aus Zivilstand, Partnererwerb und Kindern ab. Den Prozentsatz erfassen Sie selbst.
Familienzulagen
Kantonale Sätze nach FamZG; Mitarbeitende mit Kindern erhalten das SVA-Antragsformular automatisch per E-Mail.
Lehrlingslöhne
Lohn je Lehrjahr, der Wechsel erfolgt am Stichtag automatisch; im Vormonat entsteht eine Pendenz.
Lohnarten mit Import
Eigene Lohnarten mit Beitragsflags; importierte Kundenlohnarten ohne Angabe zur Beitragspflicht werden nur vorgeschlagen und müssen bestätigt werden.
Lohnausweis
Nach der Ziffern-Systematik des amtlichen Formulars als PDF; Ziffern ohne Datenquelle werden ausdrücklich markiert.
Reglement-Analyse
Die KI schlägt Werte aus einem hochgeladenen Reglement vor, jeden mit wörtlichem Zitat. Übernommen wird nur, was Sie bestätigen.
Berichte
Monatliche Zusammenfassung, individuelles Lohnkonto und Jahresübersicht.
Was Sie wissen sollten
Zwei Wege, eine Datengrundlage
Die automatische Lohnbuchhaltung über Ason eignet sich, wenn Sie die Lohnverarbeitung nach dem Swissdec-Regelwerk laufend mitrechnen lassen wollen. Die eigenen Lohnläufe in HREasy rechnen direkt im System und bleiben auch im Archiv lesbar.
In beiden Fällen stammen die Zahlen aus denselben Quellen: Personaldossier, Zeiterfassung, Absenzen und Spesen. Niemand überträgt Stunden oder Kranktage von Hand.
Die KI rechnet nicht
Abzüge, Quellensteuer-Tarif, Lohnausweis und Journal berechnet der Code nach festen Regeln. Die KI hilft beim Einordnen: Sie erklärt Plausibilitätsbefunde und schlägt Werte aus Reglementen vor, jeweils mit Beleg.
Erfundene Beträge in einer KI-Antwort werden von einer Schutzschicht entfernt. Die Entscheidung über jede Zahl bleibt bei Ihnen.
Häufige Fragen
Kann HREasy meine bisherige Lohnsoftware ersetzen?
HREasy rechnet Löhne mit allen Schweizer Sozialabzügen, entweder über die Anbindung an Ason oder mit eigenen Lohnläufen. Welcher Weg passt, klären wir bei der Einrichtung.
Werden Stunden und Absenzen automatisch übernommen?
Ja. Stunden, Krankheitstage und genehmigte Spesen kommen aus den jeweiligen Modulen. Bei der automatischen Lohnbuchhaltung werden sie jede Nacht gemeldet.
Was passiert bei Krankheit?
Der Grad der Arbeitsunfähigkeit aus der Krankmeldung geht in die Lohnrechnung ein: Wartefrist, Krankentaggeld oder, ohne KTG, Lohnfortzahlung nach Berner Skala.
Wie wird der Lohn ausbezahlt?
Sie wählen Valuta und Belastungskonto; HREasy erzeugt die Zahlungsdatei pain.001 für Ihre Bank.
Sehen Mitarbeitende ihre Abrechnungen?
Ja, im Mitarbeiterportal, sobald der Lohnlauf freigegeben bzw. die Periode abgeschlossen ist.
Wird gegen Mindestlöhne geprüft?
Ja, gegen die Sätze, die Sie mit Quelle erfasst und freigegeben haben. Ohne freigegebenen Satz lautet das Ergebnis «nicht geprüft».
Weitere Module
Bereit, Lohnbuchhaltung zu automatisieren?
Setup in 5 Minuten, kein HR-Wissen nötig. Der Agent übernimmt den Rest.
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